イタリアの従業員の出張と経費精算:日本への出張も含めて

イタリアで現地採用した従業員は、顧客や仕入先への国内出張に加えて、日本本社への出張や工場での研修にも行くことになります。日本では出張旅費規程に基づいて日当と実費を支給するのが一般的です。イタリアでも考え方は似ていますが、非課税となる条件と、協約が定めるルールに注意が必要です。

2つの精算方法  

イタリアの出張費の扱いは、大きく2つに分かれます。

• 日当(trasferta、indennità di trasferta): 出張1日あたりの定額の手当。一定の上限までは非課税で、国内と海外で上限が異なります。
• 実費精算(rimborso a piè di lista): 領収書に基づいて、交通費、宿泊費、食事代を精算する方法。適切に記録されていれば、原則として課税されません。

両者を組み合わせる方法もあり、組み合わせ方で非課税の上限が変わります。どの方式を使うかは、会社の方針として決めておくとよいでしょう。

協約のルール  

金属機械協約など多くの協約は、出張手当、移動時間の扱い、宿泊を伴う出張の条件を定めています。フィールドサービスや営業など出張の多い職務では、これが費用に大きく影響します。協約の定めを下回る出張規程は使えません。

日本への出張・研修  

日本の工場で製品研修を受ける、本社の会議に出るといった出張はよくあります。

• 短期の出張として扱い、日当と実費をイタリアの給与明細で精算します。
• 航空券や宿泊を日本本社が直接手配・負担する場合は、その旨を記録しておきます。
• 長期間日本で働く場合は、税金や社会保険の扱いが変わることがあります。数週間を超える滞在は事前にご相談ください。

記録の重要性  

非課税で精算するには、出張の目的、日程、行き先の記録と、領収書が必要です。記録が不十分だと、精算額が給与として課税される可能性があります。

• 出張申請と承認を書面(メールやシステム)で残す
• 領収書を保管する
• 精算は翌月の給与計算の締めまでに提出する

社用車と自家用車  

自家用車で出張する場合、走行距離に応じた精算が一般的です。頻繁に移動する職務では社用車のほうが管理しやすく、私用も認める場合は現物給付として課税されます。

EORでの運用  

当社のEORでは、承認された出張と経費を毎月の給与計算で処理し、その月の請求に実費として反映します。貴社は承認と出張規程の決定を行います。

まとめ  

• 日当か実費精算か、組み合わせかを決める
• 協約の出張ルールを確認する
• 日本への出張は短期として扱い、長期は事前に相談
• 記録と領収書を必ず残す

出張の多い職務の採用については 機械・FAエンジニアの採用 もご覧ください。